Horizontaal Toezicht - bent u er klaar voor?

U hebt inmiddels een mening kunnen vormen over de voor- en ook nadelen van Horizontaal Toezicht voor uw cliënten en voor uw kantoor. Voor de juiste implementatie hiervan heeft UNIT4 Accountancy beproefde hulpmiddelen.

Ook bij Horizontaal Toezicht geldt ”Niet gedocumenteerd, is niet gedaan”. Daarnaast schrijft de belastingdienst voor dat er een kwalitatief en cliëntgericht werkprogramma behoort te zijn dat ook wordt nageleefd. Helaas, maar ook begrijpelijk,  zal de belastingdienst geen werkprogramma voorschrijven. Zij doen de aanname dat ieder kantoor al een goed en cliëntgericht werkprogramma heeft. Natuurlijk hebben kantoren een standaard werkprogramma, maar dit gebruiken ze meer als naslagwerk dan als een sturende of zelfs dwingende volgorde.

Werkprogramma’s

Met de komst van UNIT4 Auditor zijn de werkprogramma’s van alle brancheorganisaties digitaal gemaakt en ondergebracht in deze applicatie. Zo kunt u snel en eenvoudig een kwalitatief hoogwaardig werkprogramma binnen uw organisatie implementeren. De verantwoordelijke medewerkers kunnen dit werkprogramma pragmatisch geschikt maken voor de desbetreffende cliënt. Juist door het werkprogramma optimaal in te stellen voor de cliënt voorkomt u dat er teveel of verkeerde handelingen in de uitvoerende fase worden verricht.
Daarbij waarborgt u continu de aanhoudende vraag naar meer zekerheid en kwaliteit door alleen bij bepaalde antwoorden op essentiële vragen dieper door te gaan in de vraagstelling en de benodigde aanvullende documentatie op te vragen. Summier als het kan, uitgebreid als het moet!!

Dossiervorming

Alle relevante bestanden en documenten op een netwerkschijf plaatsen is niet het digitale dossier waarmee u klaar bent voor o.a. Horizontaal toezicht. Vandaar dat wij kiezen voor een gedegen en bewezen Document Management Systeem, waarbij bij het afsluiten van een boekjaar/project automatisch het gehele dossier wordt gesloten. Daarnaast worden bij dossiers die een jaarovergang kennen alleen de relevante documenten meegenomen naar het nieuwe jaar.
Naast het opslaan van het document, verzorgt de dossiervorming ook voor het juist omgaan met zoekinformatie (metadata). Zo kunt u documenten vanuit allerhande invalshoeken snel weer terugvinden. Naast metadata wordt ook gewerkt met checklisten. Zo ziet u in één oogopslag de volledigheid van het dossier en kunt u bewaken welke dossiers nog niet compleet zijn, maar wel (binnenkort) gesloten dienen te worden.
In samenspraak met de markt hebben wij een zeer functioneel en betrouwbaar dossiersysteem ontwikkeld, waarbij ook de integratie met uw Office-producten en mailprogramma geregeld is.

Documentcreatie

U en uw collega’s  communiceren met veel partijen. Het is verleidelijk om een eerder gemaakt document als basis te gebruiken voor een nieuw document.
De kans bestaat dat een verkeerd document als basis wordt gebruikt voor een brief, advies of regeling. Ook deze documenten/sjablonen kennen een uiterste houdbaarheidsdatum. Wordt daar niet goed genoeg op gelet, dan kan dit zeer vervelende gevolgen hebben.
Wij adviseren om te werken vanuit een centrale bibliotheek, waarbij u het document automatisch kunt vullen met alle juiste gegevens die in het centrale CRM zijn opgenomen. Het document wordt automatisch bij de juiste cliënt en met de volledige metadata (aanvullende zoekgegevens) opgeslagen. Indien er op een gegeven moment aanpassingen of aanvullingen in de rapportages/adviezen noodzakelijk zijn, dan hoeft u deze maar op één plaats door te voeren. Afgedwongen procedures binnen uw kantoororganisatie borgen dat iedereen het juiste en hetzelfde vertrekpunt en eindpunt heeft. Hiermee is naast de inkomende correspondentie ook alle uitgaande correspondentie geborgd op juistheid, tijdigheid, volledigheid en is later altijd terug te vinden.

Goedkeuring van uw cliënt

U communiceert natuurlijk naar uw cliënten, maar ook meer en meer namens uw cliënten naar partijen zoals de Belastingdienst, KvK, CBS en banken. Omwille van de efficiency en snelheid is dit nagenoeg altijd digitaal. Om de juiste procedures te borgen, lopen alle aangiftes en relevante rapportages via een goedkeuringsportaal. Dit gaat niet ten koste van de efficiency. Integendeel, want uw cliënt kan met hetzelfde portaal alle andere documenten en rapportages inzien, ook van jaren terug. Uw dossiers worden hierdoor heel transparant zonder dat dit ten koste gaat van de kostprijs, juistheid en volledigheid.

Met een goed systeem gaat uw kwaliteit omhoog en uw kostprijs omlaag! Wie wil dit nu niet?