Het voeren van een ict-huishouding is intensief, zeker voor kleine gemeenten. Niet alleen vanuit het oogpunt van kosten, maar ook vanwege de kennis die het onderhoud en beheer met zich meebrengen. Om toch slagvaardig te kunnen opereren hebben de gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland een ict-samenwerkingsverband gesloten. De gemeente Olst-Wijhe participeert gedeeltelijk in deze samenwerking.
Zo delen de vier gemeenten een licentie voor het financiële systeem FMS van UNIT4 Consist in combinatie met Online Approval, maar voeren toch gescheiden administraties. “Ondanks een eenmalige gebruiksrechtvergoeding besparen we fors op de kosten en kunnen door gezamenlijk beheer efficiënt werken.”
Dalfsen (27.000 inwoners), Staphorst (16.000 inwoners) en Zwartewaterland (22.000 inwoners) zijn kleine zelfstandige gemeenten in Overijssel. Bestuurlijk gezien verandert er niets, maar de bedrijfsvoeringen groeien naar elkaar toe. Zeker op ict-gebied zijn er aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.
Alternatief
Door verouderde hardware en de noodzaak van een nieuwe omgeving zouden in principe tegen hoge kosten meerdere servers per gemeente vervangen/aangeschaft moeten worden. Om deze investeringen te vermijden is naar een alternatief gezocht. “In het kader van de ict-samenwerking hebben we besloten de verschillende omgevingen van de afzonderlijke gemeenten te consolideren op een gezamenlijke IBM Mixed Workload machine”, zegt Jan Fieten, hoofd ICT bij gemeente Staphorst en vanuit Staphorst projectleider in het ict-samenwerkingsverband. “Met deze aanschaf is een groot financieel voordeel behaald en zijn de beheerslasten lager. Dit kwam ons zeer goed uit, zeker in deze tijd van bezuinigingen”.
Door de consolidatie van de verschillende omgevingen is ook FMS overgezet op de nieuwe server. In FMS is er voor iedere gemeente een gescheiden administratie ingericht. De implementatie ging volgens Jan Fieten zeer voorspoedig. “Dankzij goede samenwerking tussen de gemeenten en met UNIT4 Consist.”
Goedkeuringsproces
De gemeenten hebben ook de module Online Approval in gebruik. Daarmee zijn papieren facturen te scannen en digitaal de organisatie in te sturen voor goedkeuring door de budgethouder(s). Als de facturen zijn goedgekeurd worden ze klaargezet voor verwerking in FMS. Fieten: “Dit werkt prima. Documenten raken niet meer kwijt en het is duidelijk waar de factuur zich bevindt in het goedkeuringsproces.”
“We zijn zeer tevreden met FMS, het is een zeer gebruiksvriendelijke applicatie”, vervolgt FMS-applicatiebeheerder Henk de Weerd bij gemeente Staphorst. “We hebben weinig problemen met het financiële pakket. Mocht er een probleem zijn, dan wordt er door de helpdesk snel actie ondernomen om het probleem op te lossen. Zo ging er onlangs iets fout met het maken van een XBRL-rapportages. Na melding hiervan bij de helpdesk was het probleem binnen twee uur opgelost. Twee keer per jaar hebben we gebruikersoverleg waar ook UNIT4 Consist bij aanwezig is. Ze luisteren echt naar ons en dat is zeer prettig.”
Eenvoudiger beheer
Jan Fieten: “Behalve dat FMS goed werkt, besparen we fors op de kosten. Ook is het beheer effectiever en eenvoudiger geworden omdat dit centraal gebeurt. Daarnaast is onze kwetsbaarheid verminderd. Indien er zich een escalatie voordoet, proberen we het eerst zelf op te lossen en als we er niet uitkomen gaan we naar UNIT4 Consist. We zijn zeer tevreden over FMS.”
