Overheidsorganisaties staan onder enorme druk om radicale wijzigingen aan te brengen in hun structuren, werkwijzen en systemen, door bezuinigingen en veranderende wet- en regelgeving. Dat heeft grote gevolgen voor de prioriteiten die ze stellen bij de aanschaf van nieuwe software. Met name cloud computing, transparantie en nieuwe samenwerkingsvormen spelen hierin een steeds belangrijkere rol. Dat blijkt uit een marktrapport van Technology Evaluation Centers (TEC) in opdracht van UNIT4.
In het rapport worden de softwareprioriteiten geschetst bij regionale en lokale overheden over de hele wereld. Het rapport is gebaseerd op gegevens over geplande softwareselectie van TEC en interviews met IT-managers en directieleden bij overheidsklanten van UNIT4 in West-Europa en de Verenigde Staten. De veranderingen waar overheden mee te maken krijgen, zorgen ervoor dat drie criteria steeds belangrijker worden in de selectie van software:
- On-demand verkoopmodellen (SaaS)
- De mogelijkheden van software om in te spelen op continue structurele en operationele veranderingen
- Het ondersteunen van nieuwe samenwerkingsvormen met andere overheidsorganisaties.
Ook laat het rapport zien dat veel overheidsorganisaties gedwongen worden om een vervanging van hun operationele software te overwegen, omdat hun bestaande, specifiek voor hen ontwikkelde ERP-systemen niet in staat zijn om zich aan nieuwe vereisten aan te passen. Lokale en gemeentelijke overheden worden door veranderingen in de wetgeving gedwongen om uit te kijken naar nieuwe technologische oplossingen. Het gaat onder meer over verplichte bekendmaking van alle regionale of gemeentelijke uitgaven aan de bevolking en strengere voorschriften voor bescherming van de privacy en beveiliging van de communicatie.
Het TEC-rapport wijst ook op een aantal specifieke eisen die overheidsorganisaties aan hun software stellen. Het gaat onder andere om de mogelijkheid om de gebruikersinterface zelf te configureren, de capaciteit om in onderliggende informatielagen multi-record zoekopdrachten uit te voeren, functionaliteit te delen tussen departementen, de software te integreren met andere applicaties en over een op regels gebaseerde architectuur te beschikken. Zodoende kunnen gebruikers zelf structuren en workflow controleren, zonder te hoeven programmeren op codeniveau.
"De overheidssector gebruikt vaak nog verouderde systemen die iedere keer opnieuw handenvol geld kosten wanneer een organisatie een nieuwe operationele behoefte wil invullen," aldus Ton Dobbe, Vice-President Product Management bij UNIT4. "Hoewel dit niet openlijk wordt toegegeven, is de sector van een zo beperkt aantal ERP-leveranciers afhankelijk geworden, dat de organisaties vastgeketend zitten aan trage, logge systemen die gebruikers en burgers geen goede diensten bewijzen. Deze systemen zijn buitensporig duur in het gebruik, vooral omdat zelfs voor de kleinste systeemwijziging de hulp van gespecialiseerde IT-consultants moet worden ingeroepen. De grootste uitdaging waarmee overheden worden geconfronteerd, is verandering: niet van technische aard (zoals updates, upgrades en nieuwe functionaliteit), maar van hun werking. De context waarin deze zeer uiteenlopende overheidsorganisaties actief zijn, evolueert immers steeds sneller. Technologie kan hen helpen om zich sneller aan te passen, maar door bepaalde technologiekeuzes in het verleden zit de overheid in een nadelige positie in vergelijking met de privésector."
De functionele behoeften die overheidsorganisaties in het onderzoek opgeven, zijn nog grotendeels dezelfde als vroeger. Het rapport geeft ook aan welke prioriteit aan deze behoeften wordt toegekend. De conclusie luidt echter, dat nieuwe organisatiestructuren vragen om nieuwe werkwijzen: gedeelde diensten en samenwerking, ondersteund door moderne, flexibele software.
