S@les in de bouw
Dibis-II biedt de mogelijkheid een koppeling te maken met het artikelbestand van klanten. Dit wordt ondersteund door GS1 Nederland. Daarna kan een directe koppeling gemaakt worden met de belangrijkste bedrijfsprocessen van de klant.
Sneller en effectiever
Dit maakt het voor de klant en de leverancier mogelijk om veel sneller en effectiever te handelen. Het aantal handelingen wordt vereenvoudigd, maar het belangrijkste is het vergaand terugdringen van de kans op fouten. Voor leveranciers van bouwmaterialen is het verkleinen van kans op fouten en het beperken van administratieve handelingen noodzakelijk voor een goede concurrentiepositie. Duidelijkheid over te leveren materialen en snelle afhandeling van orders zijn belangrijk in het bedrijfsproces.
Artikelbericht
Met het artikelbericht kunnen artikelgegevens van een leverancier verstuurd worden naar een aannemer. Dit is de eerste fase voor verdere communicatie. De aannemer kan op eenvoudige wijze een koppeling maken tussen artikelen van leveranciers en het eigen assortiment. De leveranciers bepalen per aannemer welk gedeelte van het assortiment aangeleverd moet worden. Bij het aanmaken van het artikelbestand worden ook staffels en algemene prijs- en kortingsafspraken meegenomen. Daarmee heeft een aannemer goed inzicht in de afgesproken prijzen en kortingen.
Bestellingen
Na het koppelen van artikelen kan een aannemer vanuit zijn eigen softwaresysteem een bestelling plaatsen bij een leverancier (XML). De bestelling wordt verzonden naar de leverancier. Daar wordt deze ingelezen als afroeporder (in Dibis-II) en na acceptatie automatisch omgezet in een afleverbon. Dit is een nieuwe vorm van communicatie, naast onder andere telefoon, mail en fax.
Verzendbericht
De afleverbon wordt bij de leverancier op de gebruikelijke manier verwerkt. Eventueel worden materialen besteld, goederen ontvangen, verzameld in het magazijn en klaargezet voor verzending. Bij het afdrukken van een afleverbon in Dibis-II, wordt ook automatisch een elektronisch verzendbericht verstuurd. De aannemer krijgt dit bericht binnen en kan daarmee in zijn eigen computersysteem zien wanneer, welke materialen geleverd worden.
Factuurbericht
Het vervolg van het administratieve proces is facturering. Bij het aanmaken van facturen wordt ook weer, per factuur, een elektronisch bestand aangemaakt en verzonden naar de aannemer. Elektronische facturen kunnen ook aangemaakt worden zonder dat er met elektronische bestellingen en verzendberichten gewerkt wordt. Artikelgegevens moeten wel gecommuniceerd zijn.
Met de elektronische factuur kan een aannemer automatisch inkoopfacturen inboeken en eventueel ook koppelen aan afleverbonnen.
Conclusie
De nieuwe berichtenstructuren zijn een gedegen opzet die goed aansluit bij de administratieve processen van leveranciers en aannemers. Beide partijen kunnen belangrijke voordelen halen met deze methodieken:
- Directe koppeling met het artikelbestand van de klant
- Artikel-, prijs- en orderinformatie direct voor de klant beschikbaar
- Snelle effectieve afhandeling van het orderproces
- Vergaand terugdringen van kans op fouten
Steeds meer klanten en ook leveranciers raken overtuigd van de kracht van deze communicatie.
UNIT4 neemt actief deel aan ontwikkelingen van S@les in de bouw en begeleidt leveranciers van bouwmaterialen bij het inrichten van deze nieuwe werkmethodieken.
