UNIT4 Accounting PaperLess

De wereld om ons heen is in een snel tempo digitaal aan het worden. De huidige en toekomstige economische uitdagingen vragen van accountants kostenbewust, efficiënt en slim te werken, zonder dat de kwaliteit daaronder lijdt. Uw hulpmiddel hiervoor is UNIT4 Accounting PaperLess, voor een digitale facturenstroom.

Met UNIT4 Accounting PaperLess kunt u de facturenstroom in uw bedrijf efficiënter en effectiever laten verlopen. U scant boekstukken die zo in een elektronisch archief terechtkomen. U kunt de facturen op elk gewenst moment in het systeem bekijken. Papieren opslag behoort hiermee tot de verleden tijd.

Facturen digitaliseren

Na het scannen van een papieren factuur maakt PaperLess direct een boeking aan in UNIT4 Accounting naar aanleiding van de gegevens op de factuur. Uiteraard is het ook mogelijk om de boekingen te verrijken en hierdoor het systeem zelflerend te maken. Voor de interne administratie is het ook mogelijk om medewerkers via een workflow goedkeuring te laten geven op de factuur. Bij de goedkeuring van boekingsstukken wordt in detail vastgelegd wie welke rol heeft vervuld. Er is altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt.

De voordelen op een rij

• ingebouwd digitaal archief
• snel archiveren en terugvinden van facturen
• een efficiënte facturenstroom
• beter overzicht en controle
• automatisch boeken in UNIT4 Accounting
• vanuit UNIT4 Accounting een snelkoppeling naar het juiste factuur
• alle financiële mutaties en facturen naar één centraal archief
• Versneld invoeren met de OCR-engine

Grote besparingen

Met UNIT4 Accounting PaperLess kunt u grote besparingen realiseren door efficiëntere procedures en kortere behandelingstijden. U krijgt meer ruimte voor samenstelwerkzaamheden en uw kantoor is klaar voor nieuwe ontwikkelingen

Versneld invoeren met de OCR-engine

UNIT4 Accounting PaperLess maakt gebruik van een OCR-engine die de handmatige invoer van gegevens sterk kan verminderen. Deze OCR-engine werkt op basis van aliassen (herkenningspunten/woorden) en positiebepaalde velden (sjablonen) om gegevens automatisch voor u uit de factuur  te halen. Deze OCR-engine kan dus een groot deel van uw handmatige invoer beperken doordat gegevens automatisch in de juiste boekhoudvelden geplaatst worden. Hiervoor is geen aparte scanner nodig omdat de eisen zeer laag zijn waardoor bijna elke iedere scanner gebruikt kan worden.

Eenvoudige archivering

Het archiveren van facturen vindt plaats op het moment van scanning. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is direct beschikbaar in UNIT4 Accounting. Als er een papieren factuur is gebruikt, kunt u dit direct archiveren, zonder dat het selectief in een map moet worden opgeborgen. Hierdoor voorkomt u dubbele invoer en fouten.