Nu versus later?
Wanneer moet u met business intelligence (BI) beginnen? Is een crisisperiode zoals we nu beleven een goed moment, of is het beter te wachten op betere tijden? En als het goed gaat, gaat het dan goed genoeg en hebt u er dan de tijd voor?
Laat een investering in BI afhangen van wat u ermee wilt bereiken. Wanneer u dat helder voor ogen hebt, wordt de huidige economische situatie minder relevant. In deze moeilijke tijd wilt u grip hebben op de zaak, u wilt op tijd kunnen signaleren en bijsturen daar waar nodig. Maar u wilt ook de kansen die zich voordoen kunnen pakken. Dit zijn typisch zaken waar BI-oplossingen u bij kunnen helpen. Het gaat dan om het proces bovenop uw primaire processen. Door alleen meer operational excellence toe te voegen aan uw primaire processen, die u beheert met ERP- en CRM-systemen, krijgt u niet het integrale inzicht dat nodig is voor grip of voor het verzilveren van kansen. Het gaat hier om een ander proces: management excellence.
Knippen en plakken
Zonder hedendaagse BI leidt de groeiende behoefte aan informatie in harder werken en meer knippen en plakken in Excel. De doorgaans aanzienlijke salarissen van deze kenniswerkers worden toch al betaald, dus het vergt geen extra investering. Maar het geknip en geplak in spreadsheets bestaat uit veel handmatig, repetitief en saai werk, met een hoog risico op fouten en discontinuïteit. Bovendien blijft de rapportage een statische blik naar achteren, naar de resultaten uit het verleden. Hoewel interessant, zegt het weinig over de toekomst of over de voortgang van uw beleid naar die toekomst toe. Uitstel van het implementeren van BI betekent dat uw kenniswerkers niet toekomen aan hun eigenlijke taken, namelijk de informatie toepassen ten dienste van betere beslissingen, sturing van processen en vaak ondersteuning van het management in de organisatie.
Sturen op inhoud
Een bedrijf in de automotive branche, waar momenteel rake klappen vallen, begreep niet waarom hun hoogwaardige financiële afdeling veel tijd besteedde aan het handmatig verzamelen van gegevens. Pas drie weken na de maandafsluiting kreeg men goed inzicht in de resultaten van de vestigingen. Men was voornamelijk bezig met het proces en niet met de inhoud. In eerste instantie is dit proces geautomatiseerd, waardoor de resultaten al drie dagen na de maandafsluiting bekend waren. Het financiële team heeft nu meer tijd om zich bezig te houden met het daadwerkelijk sturen van de organisatie op financieel gebied en de organisatie kan nu goed in de gaten houden wat er per auto wordt verdiend, met of zonder inruil enzovoort. De inhoud van de cijfers kan nu worden geanalyseerd, zodat er tijdig kan worden ingegrepen wanneer dat nodig is en kansen sneller en effectiever kunnen worden benut. Ook een branche die in zwaar weer zit, kan beslissen om te investeren in BI. Mocht er later toch gesneden moeten worden, dan zijn daartoe de zaken op orde.
