Hr-selfservice

Uitvoeren van op het oog eenvoudige hr-processen neemt bij elkaar opgeteld heel wat tijd in beslag. Tijd die u liever had besteed aan andere activiteiten. Door de inzet van selfservice betrekt u op een eenvoudige laagdrempelige manier uw leidinggevenden en medewerkers bij de dagelijkse gang van zaken.

De term zelfbediening is uitgevonden door supermarkten en als 'selfservice' ook in de digitale wereld doorgedrongen. Selfservice betekent dat iemand via het internet zelf acties kan ondernemen, zoals het beheren van eigen gegevens, het downloaden van de loonstrook, het samenstellen van informatie of het indienen van declaraties, mutaties en aanvragen. Selfservice is een blijvertje. Het levert een enorme tijdsbesparing op voor de hr-functie waardoor het accent meer op andere gebieden kan komen te liggen.

Toepassingen van selfservice

• Medewerkerdossiers. Medewerkers kunnen zelf hun eigen persoonlijke dossiers raadplegen, wat leidt tot minder vragen aan de hr-afdeling. Hierdoor neemt tevens de actualiteit en betrouwbaarheid van informatie toe.
• Digitale loonstrook. Dankzij selfservice kunnen medewerkers loonstroken en jaaropgaven zelf digitaal opvragen en raadplegen. Loonstroken en jaaropgaven hoeven niet meer op papier te worden verstrekt en bewaard.
• Digitaal dossier. Het digitaal dossier levert een aanzienlijke besparing op bij administratieve taken als archiveren, zoeken en verspreiden van documenten. De medewerker kan bekijken welke documenten (zoals contracten, diploma’s, correspondentie, foto’s en identiteitsbewijs) er in het dossier zitten.
• Mutaties. Het afhandelen van personeelsmutaties gebeurt vaak op papier. Handgeschreven formulieren zijn niet altijd leesbaar, niet volledig ingevuld of raken zelfs zoek. Gegevens worden niet aan de bron geregistreerd en soms op meerdere plaatsen vastgelegd. Digitale personeelsmutatieformulieren maken een foutloze afhandeling in minder tijd en tegen minder kosten mogelijk.
• Workflow. Een personeelsmutatie, declaratie of aanvraag heeft vaak een serie werkzaamheden tot gevolg. Diverse belanghebbenden moeten van alles regelen en accorderen. De gewenste mutatie kan eenvoudig worden gestart. Het werkproces is zelf te definiëren waarbij de invoer per rol verplicht kan worden gesteld. Het besluitvormingstraject van de mutatie wordt geheel digitaal ondersteund.
• Cockpit. De cockpit is per gebruiker in te richten en presenteert een overzicht van alle relevante zaken. Signalen attenderen u op zaken als aflopende proeftijden, verjaardagen en ziekte van collega’s. De takenlijst met acties die op afhandeling wachten is direct toegankelijk. Openstaande formulieren zijn te bekijken in de cockpit en af te handelen. Daarnaast geeft de cockpit toegang tot het smoelenboek.

Resultaten

Wat kunt u bereiken door hrm op een slimme manier te automatiseren? U kunt:

• effectiever én kostenefficiënter de prestaties, competenties en kennis van medewerkers sturen
• minder tijd besteden aan operationele en administratieve werkzaamheden
• de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening verbeteren
• uw interne klanten beter faciliteren met eenvoudig te gebruiken internettechnologie die gericht is op zelfbediening
• structureel kosten besparen

Wilt u meer informatie over hr-selfservice?

Vraag ons dan contact met u op te nemen of download een van de whitepapers.